Mail або поштовий сервер — це сервіс для відправлення та отримання електронної пошти. Хоча більшість користувачів вже мають поштові скриньки на різних безкоштовних сервісах (наприклад, Gmail), використання власного поштового сервера має низку суттєвих переваг.
- Солідність. На відміну від безкоштовного поштового сервісу, використання власного поштового сервера підкреслює бренд і імідж вашої компанії. На сервері налаштовуються поштові скриньки, які мають домен вашого сайту, а не домен безкоштовного сервісу (наприклад, ваш сайт — ultra.in.ua, і ви можете створити скриньки виду office@ultra.in.ua, fin@ultra.in.ua, andrey@ultra.in.ua). Ви зможете створити адресу без необхідності додавати цифри або інші символи, якщо бажаний логін вже зайнятий.
- Зручність. Для комфорту можна створити окрему скриньку для кожного співробітника або використовувати ініціали, якщо компанія велика. Такі адреси зручні та легко запам’ятовуються. Крім того, ви зможете обробляти всю пошту, яка надійшла на ваші адреси, а якщо допустили помилку в імені користувача — вся така пошта може надходити на спеціальну скриньку офіс-менеджера. Пошту можна дублювати і групувати: наприклад, з адреси office@ваша_фірма.com можна автоматично відправляти пошту всім співробітникам офісу, fin@ваша_фірма.com — всім бухгалтерам і так далі. Крім того, одному співробітнику можна прив’язати кілька поштових ящиків, а якщо співробітника перевели в інший відділ або змінили адресу, то з його старої пошти можна налаштувати пересилку на нову.
- Відсутність реклами. При використанні безкоштовних поштових сервісів часто додається реклама в кінці листа. Окрім того, що це може бути реклама ваших конкурентів, використання реклами сторонніх компаній в листах — це поганий тон. Власний поштовий сервер дозволяє вам повністю уникнути цієї проблеми, тому ви не будете переживати через непотрібну рекламу.
- Ваша пошта під повним контролем. Будь-яка пошта — це особиста інформація, яку повинні бачити лише відправник і отримувач. Ніякі сторонні сервіси не повинні читати вашу переписку або аналізувати її, щоб показувати вам рекламу на основі ваших листів (напевно ви вже знали, що безкоштовні поштові системи можуть аналізувати вашу пошту). Використовуючи власний поштовий сервер, ви виключаєте можливість стороннього доступу до ваших повідомлень і зберігаєте конфіденційність.
- Розмір листів. На відміну від безкоштовних поштових сервісів, де існують обмеження на розмір вкладень та обсяг пошти, при використанні власного поштового сервера обмеження значно більші, оскільки вони залежать від ресурсів сервера. Це стосується і місця для зберігання: ви можете отримувати стільки листів, скільки дозволяє пам’ять вашого серверу. Коли місце на сервері закінчиться, можна просто додати більше простору і продовжувати роботу без втрат.
- Швидкість. Використання власного поштового сервера забезпечує більшу швидкість обробки пошти. Ви зможете швидше завантажувати вкладення чи відправляти листи, а в межах вашої компанії пошта не буде «подорожувати» через інші країни, перш ніж потрапить до одержувача.
- Зручність переходу. Якщо ви вже використовували безкоштовний поштовий сервіс, ви все одно можете продовжити його використовувати. Пошта буде налаштована так, що все, що надходить на ваш безкоштовний ящик, буде автоматично перенаправлятися на нову поштову скриньку. Відповідаючи на листи з вашої нової адреси, ви продемонструєте позитивні зміни в компанії та зробите перехід більш плавним.
Використання власного поштового сервера — це не лише про безпеку та надійність, а й про підвищення ефективності роботи вашої компанії, покращення комунікації та посилення іміджу бренду.