Store або файловий сервер — це сервіс для налаштування та систематизації доступу до інформації. Давайте обговоримо, чому це важливо. Уявіть, що у вас є: архів шаблонів документів, які ви надсилаєте клієнтам (1), фотографії з корпоративів (2), особисті файли, з якими працює конкретний співробітник (3), і тимчасові файли, які потрібно передати іншому відділу для перевірки та правок (4). Це лише кілька прикладів, і для кожного з них є свої труднощі, які можна легко уникнути завдяки використанню файлового сервера.
- Приклад 1: шаблон анкети клієнта або шаблон договору, за яким ви працюєте. Ці файли часто зберігаються на одному комп’ютері, і після їх змін усім співробітникам розсилається копія електронною поштою або вся відповідальність за відправку договірних документів лягає на одного співробітника (який може захворіти чи піти у відпустку). Використання файлового сервера означає, що всі шаблони договорів і опитувальників зберігаються на сервері, і кожен співробітник, що взаємодіє з клієнтами, може в будь-який момент завантажити актуальну версію, заповнити дані клієнта та надіслати йому документ для подальшої роботи. Запис на сервері захищено, що означає, що ніхто не зможе випадково змінити або видалити файл. Керівник або менеджери можуть редагувати файл, і після змін він автоматично стає доступним для всіх співробітників, кому це дозволено, без необхідності повідомляти про зміни. Файл завжди буде доступний з сервера, що виключає питання: «А це точно остання версія?» або «Де я міг зберегти його?».
- Приклад 2: медіа-архів та фотографії з корпоративів. Якщо у вас є архів з фотографіями та відео, то для безпеки файлів варто зберігати їх в окремій папці на файловому сервері. Це дозволить уникнути ситуацій, коли хтось випадково видалить файли або втратив їх через перевстановлення системи. Крім того, комп’ютери можуть виходити з ладу через різні технічні причини, такі як стрибки напруги в мережі, а сервери, хоча й можуть бути пошкоджені, зазвичай мають кращий захист даних.
- Приклад 3: логотипи, буклети та інші шаблони друкованої продукції. Зберігаючи ці файли на сервері, ви вирішуєте багато організаційних питань. Співробітники, яким надано доступ, можуть завантажити логотипи чи ескізи в необхідному форматі для замовлення продукції, навіть якщо компанія-постачальник не зберігає макет. Це значно зручніше, ніж щоразу звертатися до дизайнера, який може бути зайнятий іншими проектами або працювати на умовах підряду.
- Приклад 4: робочі файли, статистика та макети. Якщо ці файли зберігаються на сервері, це надає низку переваг: доступ до них можна отримати з будь-якого комп’ютера, навіть перебуваючи в відрядженні чи працюючи з дому, якщо немає можливості поїхати на роботу. Зберігаючи файли на сервері, ви також убезпечите їх від втрати у разі поломки робочого комп’ютера. Крім того, доступ до цих файлів може бути надано керівництву без необхідності викликати співробітника і питати, що він зробив — можна перевірити самостійно.
- Приклад 5: тимчасові файли. Іноді необхідно передати файл для перегляду або редагування між відділами або колегами. Зазвичай для таких задач використовують електронну пошту або месенджери, але це може призвести до проблем. Наприклад, не всі завжди стежать за тим, щоб видалити файл після перегляду, а збереження його в надісланих чи отриманих листах займає вдвічі більше місця, ніж сам файл.
Завдяки файловим серверам ви можете організувати зручний доступ до інформації, забезпечити її безпеку та зберегти час на вирішення робочих завдань.