09100, ул. Шевченка 87б, г. Белая Церковь
(097) 104-98-90 me@stael.com.ua

Store Server

Store или файловый сервер — это услуга по настройке и систематизации доступа к информации.
Попробую объяснить — допустим у вас есть: архив шаблонов документов, которые вы отправляете вашим клиентам (1), фотографии с корпоративов (2), личные файлы с которыми работает конкретный сотрудник (3) и временные файлы, которые необходимо передать в другой отдел для проверки и правок (4). Всё или что-то из вышеперечисленного. Дальше предлагаю рассмотреть с какими трудностями можно столкнуться и как этого избежать.

  1. Допустим, это шаблон анкеты клиента или шаблон договора по которому вы работает. Эти файлы обычно хранятся на одном компьютере, и после их изменения рассылаются по почте всем сотрудникам, кому они могут понадобиться или все задачи по отправки договора ложатся на одного сотрудника (а он и заболеть может и в отпуск иногда нужно сходить). Использование услуги файл-сервера означает, что все шаблоны договоров и опросников хранятся на сервере и каждый сотрудник, взаимодействующий с клиентами, может в любой момент скачать актуальную версию, заполнить название клиента и отправить клиенту анкету/договор для дальнейшей работы. От записи файлы защищены, то есть никто не сможет случайно испортить или удалить файл. Старший менеджер (или несколько менеджеров) или руководитель может менять этот файл, — после изменений файл сразу доступен всем сотрудникам (кому это разрешено разумеется), и не надо дополнить сообщать об изменениях. Если же об изменениях сообщить нужно — то файл доступен с сервера, а это значит, что он не будет находиться на компьютере менеджера и не будет вызывать вопросов «а это точно последняя редакция», «а где я его мог сохранить» и тому подобное.

  2. Фото и медиа отчеты, пресс-материалы. Допустим у вас есть некий медиа-архив с медиа информацией и просто хорошими фотографиями с праздников компании. Теперь по-порядку, что б это все файлы не потерялись это всё лучше хранить в одном месте — специально папке файл-сервера. Так мы избегаем ситуации что случайно кто-то пересматривал фото и случайно удалил; перестанавливал систему и просто забыл, что они были там; та и компьютер может выйти из строя по многим причинам, скачка напряжения например (сервер на самом деле тоже может быть повреждён, но о защите информации с сервера немного дальше).
    Логотипы, буклеты и шаблоны другой печатной продукции. Храня это всё на сервере можно решить много организационных вопросов и избежать трудностей. У всех сотрудников (которым предоставлен доступ) есть возможность скачать логотипы или эскизы в нужном формате, если есть необходимость до заказать буклетов, кружек, подарочных сертификатов перед выставкой, а фирма в которой вы это заказываете не сохранила ваш макет. Это намного проще, чем каждый раз дёргать дизайнера, у которого и другой работы может быть навалом, или это вообще человек, работающий по подряду.

  3. Кроме рабочей CRM бывает необходимость вести статистику в файлах, создавать макеты деталей производства, делать сводную статистику или вообще любую работу. Если эти файлы хранить на сервере, то получаем много приятных моментов — это и возможность получить к ним доступ с другого компьютера, например находясь в командировке, и возможность поработать из дома, если по каким-то причинам нет возможности поехать на работу, а начальство не простив та или просто правку внести, о которой только дома вспомнили. Ну и сохранность файлов, в случае если что-то с рабочим компьютером случится. А при необходимости руководства получить доступ к этим файлам не надо вызванивать сотрудника и просить показать что он сделал — можно проверить самому.

  4. Временные файлы. Иногда бывает необходимость передать некий файл перед отправкой клиенту, или что-то между отделами и сотрудниками. Обычно для этих задач хорошо подходит почта или мессенджеры, но… Все л и всегда следят за тем, что б удалить файл, который просмотрен и больше не нужен, а оба ли сотрудника удалят письмо после того, как оно станет не нужным (та и сам факт, что у отправителя письмо останется в отправленных, а у получателя в принятых — уже означает, что файл займёт в два раза больше места, чем его размер).